De geheimhoudingsplicht is inhoudelijk wettelijk geregeld in artikel 20 Wet op de ondernemingsraden (WOR). In dit artikel het navolgende bepaald: ‘De leden van de Ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad, alsmede de overeenkomstig artikel 16 geraadpleegde deskundigen zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid vernemen, alsmede van alle aangelegenheden ten aanzien waarvan de ondernemer dan wel de ondernemingsraad of de betrokken commissie hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij, in verband met opgelegde geheimhouding het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen. Het voornemen om geheimhouding op te leggen wordt zoveel mogelijk vóór de behandeling van de betrokken aangelegenheid meegedeeld.
Degene die de geheimhouding oplegt, deelt daarbij tevens mee welke schriftelijk of mondeling verstrekte gegevens onder de OR en de CAO geheimhouding vallen en hoe lang deze dient te duren, alsmede of er personen zijn ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht behoeft te worden genomen.’
Drie typen geheimhouding volgens artikel 20
Artikel 20, lid 1 WOR onderscheidt drie categorieën gegevens die onder de geheimhoudingsplicht vallen:
1. Zaken- en bedrijfsgeheimen die een lid van de OR of van een commissie of een deskundige van artikel 16 WOR in hoedanigheid verneemt (‘passieve geheimhouding’);
2. Informatie ten aanzien waarvan de bestuurder, de OR of de commissie geheimhouding heeft opgelegd (‘actieve geheimhouding’);
3. Gegevens waarvan de leden van de OR of van een commissie dan wel een deskundige als bedoeld in artikel 16 WOR in verband met een hen opgelegde geheimhoudingsverplichting hebben moeten begrijpen dat deze een vertrouwelijk karakter hebben (‘passieve geheimhouding voortvloeiend uit actieve geheimhouding’).
Bovenstaande betekent voor OR leden dat zij ook informatie die niet expliciet als geheim is bestempeld (of onder ’embargo’ is gedeeld) maar waarvan men kan weten dat het geheim moet blijven niet mag delen of bespreken met personen buiten de OR. Hierbij kan je denken aan informatie over fusies en overnames of het aanschaffen van vastgoed en grond. Bij twijfel is het altijd goed om te vragen óf en met wie de informatie gedeeld mag worden.
Wanneer geheimhouding
Of en op welk moment het opleggen van geheimhouding door de bestuurder aan de ondernemingsraad gerechtvaardigd is, is sterk afhankelijk van de omstandigheden van de situatie. Het is in het belang van een goede medezeggenschap dat informatie in een vroegtijdig stadium kan worden gedeeld, ruim voordat het besluit feitelijk genomen wordt. Een bestuurder is mogelijk eerder geneigd vroegtijdig met de OR over relevante zaken te praten als daar een geheimhoudingsverplichting tegenover staat. Naarmate informatie in een eerder stadium gedeeld wordt, zal het meer voor de hand liggen dat er geheimhouding wordt opgelegd. Naarmate het besluitvormingsproces richting einde loopt, zal de bestuurder steeds weer de afweging moeten maken of de geheimhouding nog gerechtvaardigd is. Hierbij dient hij het belang van de geheimhouding af te wegen tegen het belang van medewerkersbetrokkenheid en draagvlak.
Aanbevelingen voor geheimhouding
Bespreek bij twijfel of de informatie vertrouwelijk is, hoe lang het vertrouwelijk moet zijn en wie er van deze informatie al op de hoogte is.
Bespreek de afweging tussen de (mogelijk) schadelijke gevolgen bij openbaarmaking van deinformatie en het feit dat het transparant en tijdig delen van informatie met de organisatie het besluitvormingsproces vooruithelpt en onrust voorkomt.
‘Angst voor onrust’ is op zichzelf onvoldoende argument voor geheimhouding, zeker indien de gevolgen voor de werknemers aanzienlijk zijn. Het tijdig delen van informatie kan onrust dan juist vaak voorkomen.
Een geheimhoudingsverplichting mag de OR, in de periode direct voorafgaande aan het geven van advies of instemming, niet hinderen in zijn raadpleging van de achterban over onderwerpen die voor die achterban van wezenlijk belang zijn. Bespreek dit met elkaar om conflicten te vermijden.
Wil je meer kennis over de wetgeving en de praktische toepassing ervan? Kijk ook eens naar onze OR basistraining waarin deze onderwerpen worden behandeld.