Wat is een ambtelijk secretaris?
Een ambtelijk secretaris wordt toegevoegd aan de OR en is geen door de werknemers van de organisatie gekozen OR lid. Hij of zij maakt dus formeel geen deel uit van de OR maar werkt vóór de OR. Het kan iemand uit de organisatie zijn die deze taak erbij doet, iemand die speciaal is aangenomen om deze taak te vervullen of iemand van buiten die bijvoorbeeld als zzp-er deze functie vervult. In het reglement stelt de OR vast hoe het secretariaat wordt geregeld. Sommige cao’s geven de OR het recht op een ambtelijk secretaris.
Wat betekent een ambtelijk secretaris voor de OR?
Een OR kan veel hebben aan professionele ondersteuning door een ambtelijk secretaris. De secretaris heeft specifieke kennis van medezeggenschap, de wetgeving en kan de OR en eventueel de bestuurder met raad en daad bijstaan. De ambtelijk secretaris is niet verkozen en hoeft ook niet af te treden als de termijn van de OR afloopt. Hierdoor is de ambtelijk secretaris vaak degene die de continuïteit in het werk van de ondernemingsraad borgt, ook als er veel leden aftreden.
Wat doet een ambtelijk secretaris?
Een ambtelijk secretaris kan op verschillende manieren de OR ondersteunen. Het is belangrijk om als OR eerst vast te stellen waar behoefte aan is en welk type ambtelijk secretaris hierbij past. Er zijn ambtelijk secretarissen die het OR werk structureren en de verslagen en brieven schrijven en zo de OR ontlasten. Ook zijn er ambtelijk secretarissen die goede kennis van de wetgeving en procedures hebben en de OR en bestuurder kunnen adviseren over juridische vraagstukken of de een OR kunnen trainen en coachen zodat deze de kennis en vaardigheden krijgt om goed het OR werk uit te voeren. Het ligt aan de behoeftes van de OR welk type secretaris de meeste waarde kan toevoegen.
Een ambtelijk secretaris draagt in ieder geval zorg voor de notulen, het archief en standaard communicatie van de ondernemingsraad. Ook organiseert hij of zij de vergaderingen en vaak ook (het organisatorische deel van) de scholingsdagen. Een ambtelijk secretaris ontlast de ondernemingsraad en met name de secretaris van de ondernemingsraad zodat deze zich kan richten op de onderdelen van zijn of haar taak.
Wat een ambtelijk secretaris niet doet
Belangrijk om te benoemen is het feit dat de ambtelijk secretaris niet verkozen is en geen deel uit maakt van de ondernemingsraad. De ambtelijk secretaris kan de OR adviseren en kan de OR wijzen op procedurele of procesmatige regels of valkuilen. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht en is in principe niet betrokken bij de inhoudelijke standpunten van de ondernemingsraad. In de praktijk betekent dit dat de ambtelijk secretaris zich niet mengt in inhoudelijke discussies ook al heeft hij of zij wel een mening over het onderwerp. De ambtelijk secretaris voert ook tijdens het overleg met de bestuurder in beginsel nooit het woord. De uitzondering hierop is als er een juridische of procedurele vraag is of als er informatie uit verslagen of notulen nodig is. Dit betekent niet dat de ambtelijk secretaris geen deel uitmaakt van het OR team alleen dat de rol net even anders is.
Een ambtelijk secretaris aanstellen
Een ambtelijk secretaris vinden die past bij de organisatie en bij de OR is niet altijd makkelijk. Er zijn opgeleide en ervaren ambtelijk secretarissen te vinden. Vaak zien we ook dat een collega in de organisatie in de organisatie deze taak vervult. Het is vaak zoeken naar de best passende oplossing en de OR heeft veel vrijheid in deze keuze.
Ben je op zoek naar een ambtelijk secretaris? Wij helpen je graag in de zoektocht naar passende ondersteuning. Stuur ons een bericht en we nemen contact met je op om te kijken wat we kunnen betekenen.
Meer weten over de ambtelijk secretaris functie en de wetgeving? De website van de Sociaal Economische Raad heeft een mooi overzicht